Accortezze dalla reception…

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Accortezze dalla reception…

Si sa, il telefono che squilla mentre si sta lavorando ci coglie spesso impreparati ad affrontare la comunicazione nel migliore dei modi. Per evitare il rischio di apparire sbrigativi o trasmettere insicurezza ai clienti è bene seguire delle piccole accortezze.

Come prima cosa non dimentichiamo che il cliente riconosce la vera disponibilità positiva dal tono e dal volume di voce, nonché dalla scelta delle parole utilizzate; diviene importante risultare sicuri e disponibili.

Il secondo passo per la buona riuscita di una telefonata è certamente la capacità di trasmettere le informazioni in modo rapido, riuscendo ad ottimizzare al meglio i tempi ma senza che questo vada a discapito della qualità delle informazioni trasmesse o richieste; tali dovranno comunque risultare chiare e soddisfacenti ma soprattutto esposte con gentilezza e cortesia.

Tornado all’apertura della conversazione è bene focalizzarsi sulla “buona prima impressione”, anche se solo telefonica, ascoltando attentamente le esigenze o le richieste del cliente, ponendo le domande per avere informazioni di approfondimento e riuscendo così a fornire delle risposte pertinenti mediante un linguaggio semplice e concetti esposti con ordine, facendo sì che soddisfino il più possibile le aspettative di chi ha chiamato.

Nella conclusione della telefonata, salutando il cliente è indispensabile verificare di essere stati chiari e che esso abbia compreso ciò che noi abbiamo detto rimanendo eventualmente disponibili per ulteriori chiarimenti. non lasciando spazio così a dubbi o spiacevoli malintesi successivi!