Si sa, il telefono che squilla mentre si sta lavorando ci coglie spesso impreparati ad affrontare la comunicazione nel migliore dei modi. Per evitare il rischio di apparire sbrigativi o trasmettere insicurezza ai clienti è bene seguire delle piccole accortezze.

Come prima cosa non dimentichiamo che il cliente riconosce la vera disponibilità positiva dal tono e dal volume di voce, nonché dalla scelta delle parole utilizzate; diviene importante risultare sicuri e disponibili.

Il secondo passo per la buona riuscita di una telefonata è certamente la capacità di trasmettere le informazioni in modo rapido, riuscendo ad ottimizzare al meglio i tempi ma senza che questo vada a discapito della qualità delle informazioni trasmesse o richieste; tali dovranno comunque risultare chiare e soddisfacenti ma soprattutto esposte con gentilezza e cortesia.

Tornado all’apertura della conversazione è bene focalizzarsi sulla “buona prima impressione”, anche se solo telefonica, ascoltando attentamente le esigenze o le richieste del cliente, ponendo le domande per avere informazioni di approfondimento e riuscendo così a fornire delle risposte pertinenti mediante un linguaggio semplice e concetti esposti con ordine, facendo sì che soddisfino il più possibile le aspettative di chi ha chiamato.

Nella conclusione della telefonata, salutando il cliente è indispensabile verificare di essere stati chiari e che esso abbia compreso ciò che noi abbiamo detto rimanendo eventualmente disponibili per ulteriori chiarimenti. non lasciando spazio così a dubbi o spiacevoli malintesi successivi!

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